電子内容証明サービスとは内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間引受けを行うサービスです。 お客様から送信された文書を新東京郵便局の電子内容証明システムにて引き受けます。 その後、電子内容証明の証明文、日付印を文書内に挿入し、受取人宛て正本、差出人宛て謄本を自動印刷します。 印刷時には文書が確実にプリントアウトされていることを再電子化してオリジナルの電子内容証明文書と照合することにより確認し、 自動封入封かんを行い、電子内容証明郵便物として発送します。
サービス概要
インターネットを通じて24時間差出しを行うことができます。
通常の内容証明では内容証明文書3部(謄本2通、原本1通)を作成の上、郵便局で目視確認を受ける必要があり、 差出時にある程度の時間を要しますが、電子内容証明サービスではアップロードされたファイルを元に自動的に3部作成・照合処理されますので、 簡単に差出しを済ませることができます。
差し出された電子内容証明文書は受取人宛ての正本はもちろん、差出人宛ての謄本も自動で印刷・封入封かんし郵送されます。 封筒も日本郵便が用意したものを使用するため、事前に準備する必要はありません。
また、差出人の印章も必要ありません。
アップロードした文書ファイルは、一時保存ができます。 都合に合わせていつでも作業ができます。ただし、最終更新日の4日後の深夜にデータは削除されます。
(注)かんたん差出しの場合は、一時保存できません。
電子内容証明サービスでは、用途に合わせた差出方法が選択できます。
・かんたん差出し
差出人が1人で、受取人1人に対して1通の電子内容証明郵便を送れます。 初めて電子内容証明サービスをご利用の方にお勧めです。
(注)文書の一時保存はできません。
・差出し
あらかじめ複数の電子内容証明文書を作成し、差出時に複数まとめて差し出したり(一括差出し)、 同一文書を複数の宛先へ送付すること(完全/不完全同文内容証明)ができます。 電子内容証明サービスのご利用に慣れた方、大量に差出しを行う方にお勧めです。
・差込差出し
文書ファイルと差込データファイルを指定することにより、最大で100通の電子内容証明をまとめて差し出すことができます。 一度に大量に差し出す方にお勧めです。
同じ内容証明文書を複数の受取人に送る形態でご利用されるお客様のために、完全同文内容証明、不完全同文内容証明に対応しています。 このサービスを利用すると、複数の受取人宛てに同一の電子内容証明郵便物を簡単に差し出すことができます。 また、同報機能を使用した場合、2通目以降の内容証明料金が割引となるためお得です。 (注:謄本は同報機能に対して1通のみ発行されます。)
あらかじめ複数の電子内容証明文書を作成し、差出時に複数まとめて送信することができます。 また、複数の電子内容証明文書を同時に差し出された場合は各々の謄本を1つの郵便物にまとめて返送するよう指定することができます。 謄本一括返送の場合は通常の謄本返送に比べ料金がお得になります。
(注)謄本一括返送は同時に複数差し出した電子内容証明郵便物の差出人のすべてが同一の場合に指定可能です。
アドレス帳に差出人および受取人を登録しておけば、差出しの際の差出人、受取人の入力を簡単に済ませることができます。 差出人、受取人ともに100人まで登録できます。 また、アドレス帳のCSVファイルのアップロードとダウンロードができ、ご自宅のパソコンで容易にメンテナンスができます。
インターネットを用いて送受信するデータは常に悪意のあるユーザによる送信データの盗聴、改ざんの危険性があります。 また、接続先のWebサーバが、確かに意図したWebサーバであることを保証する手段が必要となります。 電子内容証明サービスではインターネットを送受信するデータのSSL128bitの暗号化を行い、セキュリティレベルの高い通信が保証されます。 このため、通信途中での改ざん等を防止することができます。 また、SSLを用いたサーバ認証も接続時に行っているため、接続したWebサーバが確かに電子内容証明サービスのWebサーバであることが保証されます。
会員が差し出された電子内容証明文書は謄本として1通 5年間保存されますが、 その際には強固な暗号化を実施しています(電子内容証明システムはファイアーウォールにより守られたネットワークに設置されています)。